Personvernerklæring

Bil-Service Personbiler AS (heretter omtalt som ”Bil-Service” eller ”vi”) vil med denne personvernerklæringen informere deg om at dine personopplysninger blir håndtert i henhold til gjeldende lovgivning og personvernregler.

Hvem er ansvarlig for personopplysningene dine?

Bil-Service Personbiler AS, org.nr. 975 933 601, er behandlingsansvarlig for håndteringen av opplysningene dine i henhold til denne erklæring.

Hvilke personopplysninger behandler Bil-Service?

Personopplysningene vi behandler er de opplysningene du har gitt oss, eller som vi har innhentet fra deg eller tredjepart.

Personopplysninger som du har gitt til oss:

Når du gjør et kjøp hos oss, leier/låner/prøvekjører et kjøretøy, inngår avtale om dekkoppbevaring, selger kjøretøyet ditt til oss eller leverer kjøretøyet ditt på et av våre verksteder, gir du informasjon om deg til oss. Det samme gjelder når du registrerer en kundekonto hos oss. Du kan også gi informasjon til oss av andre årsaker; når du har vært i kontakt med oss via en av våre kanaler, har besøkt et av våre arrangementer eller en av våre butikker. Informasjonen du utleverer kan være ditt navn, registreringsnummeret på kjøretøy, kontaktopplysninger, kortnummer, annen økonomisk informasjon, personnummer, spørsmål om produkter/tjenester eller informasjon om kjøretøyet ditt som du har oppgitt til oss.

Personopplysninger som vi har innhentet fra deg eller en tredjepart:

Når du leverer kjøretøyet ditt på et av våre verksteder for reparasjon eller service, innhenter vi opplysninger om kjøretøyet. Informasjonen er først og fremst av teknisk karakter (kjørelengde, status for ulike komponenter, bruk av bilens funksjoner og analyse av bilens ulike egenskaper). Ved verkstedsbesøk lagrer vi også opplysninger om besøket, gjennomfører feilsøking, og utført arbeid inklusive produktene som er reparert, skiftet ut eller installert. Vi innhenter informasjon om kjøretøyets ulike identifikasjonsnumre. Dette innhentes også når du kjøper eller leaser et kjøretøy fra oss. Hvis det gis kreditt, kan vi foreta en kredittsjekk av deg. Hvis du besøker en av våre hjemmesider, kan vi også innhente personopplysninger automatisk via hjemmesiden, for eksempel informasjon om din IP-adresse.

Vi kan også behandle opplysninger om deg som vi i markedsføringsformål, eller for å forbedre kundeopplevelsen din, har kjøpt eller fått tilgang til fra offentlige registre og databaser, f.eks. nasjonale kjøretøyregistre eller ulike kredittopplysningstjenester.

Personopplysningene som angis ovenfor kan vi behandle om deg også i de tilfeller der en annen leverer inn ditt kjøretøy til oss for reparasjon eller service for din regning. Hvis du leverer inn et kjøretøy med annen registrert eier, eller om du representerer et foretak, behandler vi navnet ditt og kontaktopplysningene dine.

Til hvilke formål behandler vi personopplysningene dine?

All innhenting og behandling av personopplysninger skjer i den hensikt å administrere og utføre våre forpliktelser overfor deg, forbedre våre tilbud og tjenester og kommunisere disse til deg, og for å ivareta våre rettigheter og oppfylle våre plikter i henhold til lov eller avtale.

For å kunne oppfylle vår avtale med deg eller for å iverksette tiltak på anmodning fra deg før avtale inngås, behandler vi følgende personopplysninger til følgende formål:

Vi behandler navnet ditt og personopplysningene dine, ditt kundenummer, registreringsnummer, kjøretøyinformasjon, informasjon om de produktene eller tjenestene du har kjøpt/leid/leaset/lånt eller ønsket opplysning om, samt betalingsinformasjon (f.eks. kortnummer eller faktureringsadresse) i den hensikt å administrere vårt kundeforhold, inklusive din betaling. Vi behandler også disse opplysningene for å oppfylle våre forpliktelser som følge av de avtalene du har inngått med oss, og for å gi deg informasjon om de produktene og tjenestene du har bedt om fra oss. Hvis du har en kundekonto hos oss, behandler vi også informasjon om kjøpshistorikk og informasjon om din brukerprofil. Informasjon som er lagret i kjøretøyets datamaskin, kan bli behandlet i forbindelse med service og vedlikehold, eller for at vi skal kunne utføre feilsøking og fastslå og utbedre feil på kjøretøyet.
Vi behandler navn- og kjøpsopplysninger, kontaktopplysninger, opplysninger om ditt kjøp, registreringsnummerog eventuell kjøretøyinformasjon for å kunne håndtere dine eventuelle krav i forbindelse med angrerett, reklamasjon eller garanti.
Vi behandler opplysninger om navnet ditt, personnummeret ditt og førerkortopplysningene dine samt opplysninger om din økonomiske situasjon. Dette for å kunne fastslå din identitet når vi inngår avtale med deg, for å verifisere førerkortet ditt og for å utføre kredittsjekker. Behandlingen av personnummeret ditt er klart motivert ut fra betydningen av sikker identifisering i forbindelse med inngåelsen av våre avtaler, og er også nødvendig for å kunne levere ut kjøretøy i forbindelse med prøve kjøring.
Når du har prøvekjørt/leaset/leid/lånt et kjøretøy av oss, behandler vi opplysninger om navnet ditt, kontaktopplysningene dine, hvilken tidsperiode og hvilket kjøretøy du har disponert. Dette for å kunne administrere eller viderefakturere eventuelle bøter, avgifter eller skader og lignende som er knyttet til tiden du disponerte kjøretøyet.
Vi utfører test av IT-systemene som brukes til å administrere bestillingen din av våre produkter eller tjenester, i den hensikt å sikre at disse holder en høy kvalitet og et høyt sikkerhetsnivå.

Vi behandler personopplysningene dine til følgende formål ut fra en interesseavveining:

Vi behandler opplysninger om kjøpene dine, informasjon om verkstedsbesøk og kontaktopplysningene dine i den hensikt å utvikle vår forretningsvirksomhet og våre kundetilbud, utføre kundeanalyse, feilsøking, support, tester, samt for statistiske formål og spørreundersøkelser. Vi har en berettiget interesse i å behandle dine personopplysninger for å forbedre vårt tilbud, sikre kundetilfredshet og at systemene våre holder høy kvalitet og et høyt sikkerhetsnivå.
Vi behandler dine kontaktopplysninger for å kunne kommunisere med deg som kunde eller potensiell kunde, gjennom direkte markedsføring, nyhetsbrev, påminnelser om service/dekkskift, og kundeundersøkelser via post, e-post, SMS eller andre digitale kanaler. Dette under forutsetning at du ikke har hatt innvendinger mot behandlingen. Vår berettigelse i å behandle dine personopplysninger er et ønske å kommunisere med deg som kunde eller representant for et foretak til markedsføringsformål.
Vi behandler service- og reparasjonshistorikk i den hensikt å bruke opplysningene til diagnose, oppgradering, reparasjon og service av ditt kjøretøy. Teknisk informasjon kan også brukes til produkt- eller tjenesteutvikling. Informasjonen lagres også i den hensikt å kunne tilby en potensiell fremtidig eier av kjøretøyet ditt tilgang til servicehistorikk samt annen kjøretøyregulert informasjon som kan være relevant for denne å kjenne til, som når en viss reservedel byttes ut eller hvilken service som er utført på kjøretøyet. Vår berettigelse i å behandle dine personopplysninger er å kunne dokumentere at vi oppfyller krav fra respektive kjøretøyprodusenter av sikkerhetsårsaker og for å kunne tilby kundene våre riktige verkstedtjenester.
Hvis du leverer inn et kjøretøy på et av våre verksteder for en annens regning eller i egenskap av å være representant for et foretak, f.eks. som fører av en tjenestebil, behandler vi ditt navn samt kontakt- og kjøretøyopplysninger i den grad det er nødvendig for at vi skal kunne oppfylle våre forpliktelser overfor vår kunde. Vår berettigede interesse i å behandle dine personopplysninger er et ønske om å kommunisere med deg som kontaktperson, fordi vi trenger å følge opp hvem som har levert inn kjøretøyet hos oss.
Hvis en annen leverer inn kjøretøyet hos oss, behandler vi navnet ditt, kontaktopplysninger og kjøretøyinformasjon for å kunne utføre arbeidet. Dette for å oppfylle vår avtale om reparasjon eller service overfor den som har levert inn ditt kjøretøy. Informasjon som er lagret i kjøretøyets datamaskin, kan bli behandlet i forbindelse med service og vedlikehold, eller for at vi skal kunne utføre feilsøking og fastslå og utbedre feil på kjøretøyet. Vår berettigelse i å behandle dine personopplysninger er at vi skal kunne oppfylle vår avtale overfor kunden og gjennomføre aktuell service eller reparasjon på ditt kjøretøy.
Vi kan behandle informasjon/bilder fra overvåkings kameraer som inneholder opplysninger om deg når du besøker et av våre anlegg. Dette i innbrudds forebyggende hensikt. Overvåking skjer bare i områder som er særskilt utsatte for innbrudd.

Vi behandler følgende personopplysninger dersom du har gitt ditt samtykke til det, i tilfellene beskrevet nedenfor:

Hvis du har registrert en kundekonto hos oss, har du gitt ditt samtykke til at vi behandler de opplysningene du har gitt oss, samt informasjon om kjøpshistorikk og bud historikk, i den hensikt å administrere din konto samt utforme personlig informasjon til deg.
Hvis du har samtykket i å motta direktemarkedsføring fra oss, f.eks. nyhetsbrev, SMS-påminnelser eller kataloger, behandler vi dine kontaktopplysninger for dette formålet over en lengre periode.
Hvis du har samtykket til det, eller om vi ellers har rett til å gjøre det i henhold til gjeldende lov og praksis, vil vi til å analysere informasjon om kjøpshistorikk, kjøretøydata innhentet fra ditt kjøretøy i forbindelse med verkstedsbesøk, eller informasjon som vi ellers har om ditt kjøretøy (f.eks. modell, produksjonsår, når du har kjøpt et kjøretøy fra oss). Analysen av informasjonen skjer i den hensikt å kunne sende personlige og relevante tilbud til deg.

For å oppfylle rettslige forpliktelser:

Vi behandler også opplysningene dine i den grad behandlingen er nødvendig for å følge gjeldende lovgivning, myndighetsbeslutning og eventuelle andre rettslige forpliktelser som er pålagt i Bil-Service-konsernet. For eksempel lagrer vi opplysninger om din avtale med oss i den utstrekning det er nødvendig for å følge gjeldende bokføringslov.
Personopplysningene dine behandles i ulike systemer som samkjøres.

Hvem kan få tilgang til personopplysningene dine?

Som utgangspunkt behandles opplysningene dine bare av Bil-Service. Vi deler opplysninger med andre aktører som er våre databehandlere, f.eks. leverandører som vi leier inn for datalagring eller annen datahåndtering, betalingstjenester, distribusjon av varer eller informasjon, trykk, markedsføring eller analyser. Databehandleren har ingen egen rett til å bruke eventuelle personopplysninger, og Bil-Service inngår databehandler avtale med leverandøren.

Bil-Service kan også komme til å utlevere dine personopplysninger til følgende aktører, som selv er behandlingsansvarlige for sin håndtering av dine opplysninger:

Vi kan utlevere ditt personnummer og økonomisk informasjon til kredittforetak for kredittsjekk.
Vi kan utlevere dine kontaktopplysninger og kjøretøyopplysninger til kjøretøyprodusenter og importøren for respektive kjøretøymerke. Det er først og fremst spørsmål om kjøretøyinformasjon som utleveres, men for å håndtere tilbakekallinger og garantikrav, forekommer det også at kontaktinformasjon utleveres til disse aktørene.
Vi kan utlevere kjøretøyinformasjon til andre aktører innen kjøretøyprodusentens autoriserte nettverk. Dette for at nettverket skal kunne tilby kunder riktige verkstedtjenester.
Vi kan utlevere dine personopplysninger til forsikringsselskap når du kjøper et kjøretøy av oss eller leverer inn kjøretøyet ditt til service eller reparasjon, f.eks. ved skadereparasjoner.
Vi kan utlevere dine opplysninger til myndigheter fordi det er nødvendig, eller fordi de har rett til informasjon, f.eks. for registrering av kjøretøy i kjøretøyregisteret.

Vi ønsker å opplyse om at det kan være våre samarbeidspartnere som er behandlingsansvarlige når du bruker våre verkstedtjenester, kjøper tilleggstjenester eller produkter som leveres av en av våre samarbeidspartnere (f.eks. kjøretøyinformasjon som kjøretøyprodusenter innhenter, eller informasjon om du tegner forsikring eller finansiering med finans- eller forsikringsselskap som vi samarbeider med). Disse aktørene har da et eget ansvar for å informere deg om håndteringen av dine personopplysninger.

Hvordan beskytter vi personopplysningene dine?

Vi, og eventuelt våre samarbeidspartnere, har iverksatt flere sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysningene som behandles. Vi har redundante brannmurer med intelligent inntrengingsbeskyttelse som verner mot eksterne trusler. Dette for å hindre uautorisert tilgang til våre nettverk og systemer. Fysisk tilgang til data er beskyttet via diversifisert skallbeskyttelse der bare autorisert personell har tilgang. Dersom data flyttes utenfor vårt datasenter for sikkerhetskopiering, krypteres informasjonen. Våre ansatte har strenge instrukser om å håndtere all informasjon i henhold til gjeldende lover, regler og policyer. Det er bare personene som trenger tilgang til systemer der personopplysningene lagres, som gis tilgang. Alle data er beskyttet med tilgangsregler. Analyser gjennomføres regelmessig, både internt og eksternt for å identifisere og korrigere eventuelle sårbarheter.

Vi og våre samarbeidspartnere behandler som hovedregel personopplysningene dine kun innen EØS. I de tilfeller der informasjonen behandles utenfor EØS, gjøres dette i henhold til gjeldende personvernlovgivning.

Hvor lenge lagres personopplysningene dine?

Hvor lang tid Bil-Service lagrer personopplysningene dine, er avhengig av hvilket formål som ligger til grunn for behandling av personopplysningene dine. Vi lagrer ikke opplysningene dine lengre enn vi har rett til i henhold til personvernlovgivningen, annen relevant lovgivning, regler og retningslinjer fra ulike myndigheter eller anbefalinger fra bransjeorgan. Nedenfor har vi ført opp eksempler på hvor lenge vi lagrer dine personvernopplysninger.

Når du har kjøpt våre produkter eller tjenester, lagrer vi i utgangspunktet opplysningene dine så lenge kundeforholdet består, av og til lengre, for å oppfylle forpliktelser i lov og avtale.
Kjøretøyinformasjon lagres i kjøretøyets antatte ”levetid”.
I henhold til gjeldene lovgivning har vi rett til å lagre kontaktopplysninger for direkte-markedsføring i en tidsperiode etter ditt kjøp, eller etter at avtalen har løpt ut. Tidsperioden kan variere, avhengig av hva avtalen gjelder. Vi kan derfor lagre dine personopplysninger for å sende direktemarkedsføring til deg i tiden vi har rett til å gjøre det i henhold til gjeldende personvernlovgivning, markedsføringslov og praksis.
Hvis du har gitt ditt særskilte samtykke til å få direktemarkedsføring, nyhetsbrev og påminnelser, vil vi lagre personopplysningene til du avregistrerer deg eller ber oss om å slutte å kontakte deg.
For deg som har registrert en brukerkonto hos oss, behandler vi samtlige av personopplysningene dine til du avregistrerer kontoen din hos oss.
I de tilfellene opplysningene er innhentet fra tredjeperson for å brukes til direkte-markedsføring, lagres ikke opplysningene lengre enn vi har rett til. Der det mangler klare regler eller retningslinjer, slettes opplysningene innen et kalenderkvartal.
Til bokføringsformål lagrer vi, i henhold til gjeldende bokføringslov, informasjon som kreves om vår avtale med deg i henhold til slik lov, i ti år.

Personopplysningene kan lagres i lengre tid enn det som er angitt ovenfor i den grad vi plikter å gjøre det i henhold til lov, forordning eller myndighetsbeslutning.

Hvordan kan du påvirke vår behandling av personopplysningene dine?

Du har rett til når som helst å tilbakekalle hele eller deler av ditt samtykke om behandling av personopplysninger. Tilbakekallingen av ditt samtykke får ingen innvirkning på vår behandling av dine personopplysninger i tiden før tilbakekallingen fant sted. Du har rett til når som helst å innvende mot behandlingen av personopplysningene dine til direktemarkedsføring eller profilering.

I henhold til gjeldende personvernlovgivning har du rett til å få tilgang til informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, samt rett til å be om retting av personopplysningene dine.

Under visse forutsetninger har du også rett til å be om sletting eller begrensning av personopplysningene dine eller innvende mot vår behandling. Du har også rett til, under visse forutsetninger, å få ut de personopplysningene du har gitt til oss, i et strukturert, allment benyttet og maskinlesbart format, og du har rett til å overføre disse til en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet). Du har også rett til å klage til Datatilsynet eller annen kompetent tilsynsmyndighet som utøver tilsyn over foretakets håndtering av personopplysninger.

Du trenger aldri å utlevere dine personopplysninger til Bil-Service, i tilfelle du ikke gjør det, kan vi som regel ikke inngå eller oppfylle avtale med deg, unntatt hvis det er snakk om kontantsalg i en fysisk butikk til en lavere verdi (der kontantbetaling godtas) eller det er spørsmål om kontaktinformasjon, f.eks. e-post, og opplysningen ikke er nødvendig for en spesifikk transaksjon.

Kontaktinformasjon

Hvis du vil utøve dine rettigheter, kan du sende brev til Bil-Service på adressen ”Bil-Service Personbiler AS Attention: Personvern, Postboks 1200, 3205 Sandefjord eller sende e-post til Bil-Service på firmapost.sandefjord@bilservice.no Har du spørsmål angående vår håndtering av personopplysninger, er du også velkommen til å kontakte oss på telefon +47 33 48 23 00 og oppgi at du ønsker å snakke med personvernansvarlig/daglig leder.

Denne personvernerklæring er vedtatt av Bil-Service Personbiler AS den 10. april 2018